Sommaire
La location immobilière est un processus complexe qui nécessite une attention particulière aux détails et à la documentation. Il est crucial de disposer de tous les documents essentiels pour garantir une location transparente et sans heurts.
Dans ce guide, nous passerons en revue les documents indispensables à chaque étape de la location immobilière, depuis la constitution du dossier locataire jusqu’à la fin du bail.
I. Avant la Location immobilière
Les étapes avant la location constituent l’ensemble des phases de la mise en place du locataire. Ces activités sont réalisables par un professionnel disposant d’une carte professionnelle de transaction (carte T).
1. Dossier Locataire
Le dossier de candidature d’un locataire, appelé dossier locataire ou encore dossier locatif, est un ensemble de documents que le locataire potentiel doit fournir au propriétaire ou à l’agence immobilière lors de la demande de location d’un bien immobilier. Ce dossier permet au propriétaire de vérifier la solvabilité, l’identité et la situation du candidat. Il contient obligatoirement :
Justificatif d’identité :
Vous pouvez envoyer un des documents proposés dans la liste suivante :
- Carte d’identité française ou étrangère (avec photo)
- Passeport français ou étranger (avec photo)
- Permis de conduire français ou étranger (avec photo)
- Carte de séjour temporaire
- Carte de résident
Justificatif de situation d’hébergement :
Vous pouvez envoyer un des documents proposés dans la liste suivante :
- 3 dernières quittances de loyer ou une attestation du précédent propriétaire (ou de son mandataire en cas d’agence).
- Attestation sur l’honneur de l’hébergeant indiquant que le candidat à la location réside à son domicile
- Attestation d’élection de domicile
- Dernier avis de taxe foncière ou titre de propriété de la résidence principale
Justificatif de ressources :
Vous pouvez envoyer un des documents proposés dans la liste suivante :
- 3 derniers bulletins de salaires
- Justificatif de versement des indemnités de stage
- 2 derniers bilans comptables ou, si nécessaire, attestation des ressources pour l’exercice en cours délivrés par un comptable (non-salarié)
- Justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des 3 derniers mois ou justificatif de l’ouverture des droits établis par l’organisme payeur (caisse de retraite, Caf Caisse d’allocations familiales…)
- Titre de propriété d’un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière
- Avis d’attribution de bourse (dans le cas d’un étudiant boursier)
- Justification de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers
- Attestation de simulation pour les aides au logement établie par la Caf: Caisse d’allocations familiales ou par la MSA: Mutualité sociale agricole ou par le locataire
- Dernier ou avant-dernier avis d’imposition ou de non-imposition.
Justificatif de situation professionnelle
Vous pouvez envoyer un des documents proposés dans la liste suivante :
- Contrat de travail ou de stage
- Carte d’étudiant ou certificat de scolarité pour l’année en cours
- Copie de la carte professionnelle (profession libérale)
- Copie du certificat d’identification de l’Insee Institut national de la statistique et des études économiques comportant les numéros d’identification (travailleur indépendant)
- Extrait D1 original du registre des métiers de moins de 3 mois (cas artisan)
- Extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés de moins de 3 mois (entreprise commerciale)
- Toute pièce récente attestant de l’activité professionnelle (autres cas)
Dans l’optique de gagner du temps, pour cette étape vous pouvez passer par DossierFacile directement depuis notre plateforme LeasyPeasy.
Le service “DossierFacile” est une initiative mise en place par le gouvernement français pour simplifier la constitution et la gestion des dossiers de location. Conçu pour aider les locataires à présenter un dossier de candidature complet et conforme aux exigences des propriétaires, DossierFacile permet de centraliser et de sécuriser l’ensemble des documents nécessaires.
En utilisant cette plateforme en ligne, les candidats peuvent s’assurer que leur dossier est complet et correctement formaté, et que les propriétaires ou les agences immobilières minimisent l’effort et le temps passés pour réviser et valider le dossier locataire.
2. Contrat de Location
Un contrat de location, ou bail de location, bien rédigé est essentiel pour éviter les malentendus et les litiges. Il protège les droits du locataire tout en assurant que le propriétaire respecte les règles de la location.
Le contrat de location inclut des éléments obligatoires et annexes :
- Identité des différentes parties : noms et coordonnées du propriétaire(s), locataire(s) et mandataire(s).
- Description précise du bien immobilier : adresse, type d’habitat, régime juridique de l’immeuble, surface habitable, équipements à usage commun, équipements à usage privatif.
- Modalités du contrat de location : date de prise d’effet du bail, type du bail, durée du bail.
- Loyer et charges : montant du loyer, mode de paiement, date de paiement, montant des charges locatives, détail des charges locatives.
- Dépôt de garantie : montant, conditions de restitution.
- Honoraires : type, montant
- Clauses spécifiques : Règles de sous-location, usage des locaux, etc.
- Annexes obligatoires et facultatifs :
- Acte de cautionnement
- Etat des lieux
- Liste des charges récupérables
- Notice d’information annexée aux contrats de location de logement à usage de résidence principale
- Liste des réparations locatives
- Autorisation préalable de mise en location
- Attestation d’assurance contre les risques locatifs du locataire
- Règlement de copropriété
- Extrait du règlement intérieur de l’immeuble
- Documents Informatifs Obligatoires
- Diagnostic de performance énergétique (DPE) : Indique la consommation énergétique et l’impact en termes d’émissions de gaz à effet de serre
- Constat de risque d’exposition au plomb (Crep)
- État de l’installation intérieure de l’électricité si l’installation a plus de 15 ans
- État de l’installation intérieure du gaz si l’installation a plus de 15 ans
- État des risques (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon…)
- Diagnostic bruit, si le logement est dans une zone concernée
3. Communication avec le Locataire
A. Informations sur les Travaux
Outre les informations sur les travaux et les charges locatives, une communication proactive avec le locataire peut inclure des conseils d’entretien pour le logement et des rappels de règlements de copropriété afin de garantir un environnement de vie harmonieux pour tous les occupants.
B. Informations sur les Charges Locatives
Les charges locatives, également appelées charges récupérables, sont des frais que le propriétaire peut demander au locataire en plus du loyer. Ces charges couvrent des dépenses liées à l’entretien et au fonctionnement de l’immeuble ou de la résidence :
- Eau : consommation individuelle et des parties communes.
- Électricité : éclairage des parties communes et équipements collectifs.
- Chauffage collectif et production d’eau chaude sanitaire.
- Entretien des ascenseurs et des équipements de sécurité.
- Nettoyage des parties communes.
- Jardinage.
- Taxes de balayage.
- Redevance pour l’enlèvement des ordures ménagères.
4. Caution (garant)
La caution est l’acte par lequel une personne s’engage auprès du bailleur à payer les défauts de paiements du locataire, comme un loyer impayé ou encore une réparation locative. On peut l’appeler également garant.
La caution protège le propriétaire contre le risque d’impayés en cas de difficultés financières du locataire. En pratique, la caution est souvent demandée par les propriétaires pour sécuriser leurs revenus locatifs, surtout lorsque le locataire présente un profil financier jugé insuffisant.
La caution peut prendre différentes formes, les plus plus répandues sont :
- La caution physique
- La caution morale
- La Garantie de Loyers Impayés (GLI)
- La Garantie Visale :
5. État des Lieux
Ce document est crucial pour éviter les litiges liés à la restitution du dépôt de garantie. Il permet de comparer l’état du bien à l’entrée et à la sortie du locataire.
- État des lieux d’entrée :
- Description détaillée:Chaque pièce du logement, son état et ses équipements.
- Photos: Facultatives, mais utiles pour compléter la description.
- Signature des parties : Doit être signé par le propriétaire (ou mandataire dans le cas d’une agence) et le locataire.
- État des lieux de sortie :
6. Dépôt de Garantie (caution)
Un dépôt de garantie est une somme d’argent que le locataire verse au propriétaire lors de la signature du bail. Ce montant est destiné à couvrir tout manquement par le locataire à ses obligations, notamment en cas de dégradations du logement, de loyers impayés ou de charges impayées.
Il est également à noter que le montant du dépôt de garantie ne peut pas dépasser un certain seuil, conformément à la législation en vigueur :
- Location vide (non meublée) :
Le dépôt de garantie ne peut pas dépasser un mois de loyer hors charges.
- Location meublée :
Le dépôt de garantie ne peut pas dépasser deux mois de loyer hors charges.
Il est également à noter que le montant du dépôt de garantie ne peut pas dépasser un certain seuil, conformément à la législation en vigueur
7. Attestation d’Assurance Habitation
Le locataire doit fournir une attestation d’assurance couvrant les risques locatifs. Elle est obligatoire car la loi exige que le locataire soit assuré pour que le locataire et le propriétaire soient protégés contre les risques potentiels (incendie, dégâts des eaux, etc.) quand il signe le contrat il doit renvoyer l’assurance + chaque année la renouveler.
II. Pendant la Location immobilière
Les étapes pendant la location constituent l’ensemble des phases de la gestion locative. Ces activités sont réalisables par un professionnel disposant d’une carte professionnelle de gestion (carte G).
1. Avis d’échéance (ou appel de loyer)
Document délivré chaque mois demandant au locataire le paiement de son loyer et son reste à charge. Ce document est facultatif mais recommandé pour une bonne communication pendant la phase de location.
2. Quittance de Loyer
Document délivré chaque mois attestant que le locataire a bien payé son loyer. Elle sert de preuve pour le locataire et aide le gestionnaire à suivre les paiements.
Voici les informations essentielles qu’elle doit contenir :
- Identité des parties :
- Nom et adresse du propriétaire (bailleur).
- Nom et adresse du locataire.
- Période concernée :
- La période pour laquelle le loyer est payé (par exemple, le mois de janvier 2024).
- Détail des paiements :
- Montant du loyer payé.
- Montant des charges locatives payées (le cas échéant).
- Total du montant versé par le locataire.
- Date de paiement :
- La date à laquelle le paiement a été effectué par le locataire.
- Adresse du logement :
- L’adresse complète du bien loué.
- Signature :
- La signature du propriétaire ou de son représentant.
- Date de délivrance :
- La date à laquelle la quittance de loyer est émise.
3. Régularisation des charges
Il est possible, à fréquence régulière, de régulariser les charges demandées au locataire. Selon le type de charges (provisions, forfait, etc), le gestionnaire peut régulariser la situation et doit fournir un document expliquant la régularisation.
4. Révision du Loyer
Notification de révision : Lettre informant le locataire de l’augmentation du loyer selon les indices de référence.
Cette lettre précise le nouveau montant du loyer, la date à partir de laquelle l’augmentation prendra effet, et la méthode de calcul utilisée en se basant sur l’indice applicable. Elle doit être envoyée dans les délais prévus par la loi ou le contrat de location, généralement un à trois mois avant la date d’effet de la révision, pour être valide et permettre au locataire de se préparer à l’augmentation.
III. À la Fin de la Location immobilière:
1. Solde de Tout Compte
Le solde de tout compte est un document établi à la fin d’une location immobilière, qui fait le bilan financier des sommes dues par le locataire et celles que le propriétaire doit éventuellement rembourser. Il permet de clore les aspects financiers de la relation locative de manière claire et transparente.
- Récapitulatif des charges locatives : Justification des charges récupérables par le propriétaire (eau, chauffage, entretien des parties communes, etc.)
- Restitution du dépôt de garantie : Déduction faite des éventuelles réparations locatives.
2. Avis de Fin de Bail
Lorsqu’un locataire souhaite mettre fin à son bail, il doit envoyer un avis écrit au gestionnaire, respectant les délais spécifiés dans le contrat de location. De même, si le propriétaire souhaite mettre fin au bail, il doit également fournir un avis écrit au locataire et s’être assuré qu’il peut mettre fin au bail. Cette étape est cruciale pour assurer une transition en douceur et pour permettre à chaque partie de planifier en conséquence.
- Assure que les délais spécifiés par la loi et le contrat sont respectés, évitant ainsi les conflits.
- Fournit une communication claire entre le locataire, le gestionnaire et le propriétaire.
- Permet au locataire de trouver un nouveau logement et au gestionnaire (ou propriétaire) de trouver un nouveau locataire en temps voulu.
IV. Exemple de Documents Optionnels:
1. Contrats d’Entretien
En plus de la gestion des contrats d’entretien pour des éléments tels que la chaudière et l’ascenseur, il est également recommandé de maintenir des contrats avec des prestataires pour d’autres aspects de la propriété, comme l’entretien des espaces extérieurs ou des équipements supplémentaires.
2. Courriers et Notifications
- Lettre de relance en cas de retard de paiement.
- Courriers de préavis.
3. Règlement de Copropriété
Le règlement de copropriété est un document juridique crucial qui définit les règles et les normes à suivre pour tous les résidents d’un immeuble en copropriété.
La gestion d’une location immobilière implique la préparation et la gestion de plusieurs documents clés. Chacun de ces documents joue un rôle crucial dans la protection des droits du propriétaire et du locataire, ainsi que dans la prévention des litiges. En ayant une compréhension claire de ces documents de location et en s’assurant qu’ils sont correctement préparés et maintenus à jour, les gestionnaires peuvent gérer leur location de manière plus efficace et en toute sérénité. Les locataires, de leur côté, bénéficient d’une transparence accrue et d’une meilleure compréhension de leurs droits et responsabilités.
Chez LeasyPeasy, nous proposons l’ensemble des documents nécessaires à la location et à la gestion immobilière dans un seul outil : app.leasypeasy.fr. Moins de stress, plus d’efficacité, pour une meilleure gestion locative et une rentabilité augmentée.